ERP- & Business-Management-Systeme OSCAR GmbH
Optimierung und Automatisierung von internen Prozessen
Hilfe für die Selbsthilfe – Sichere Meeting-Organisation für die Anonymen Alkoholiker
Konzeption und Entwicklung einer Anwendung zur Veranstaltungsorganisation und Personalplanung.
Kunde: Anonyme Alkoholiker Interessengemeinschaft e.V.
Aktivitäten: Konzeption, Beratung, Entwicklung, Hosting, Betrieb und Betreuung, Monitoring
Sektor: gemeinnützige Organisation
Technologien: Python, Django
Hilfe für die Selbsthilfe – Sichere Meeting-Organisation für die Anonymen Alkoholiker
Um die unterschiedlichen Treffen der ca. 2000 Selbsthilfegruppen der Anonymen Alkoholiker (AA) in ganz Deutschland zu koordinieren, sind über viele Jahre Abläufe entstanden, die eine effektive Arbeit ermöglichen.
Diese Abläufe sind eine Mischung aus Selbstorganisation und zentraler Koordination – vor Ort arbeiten die Gruppen selbstorganisiert um die Treffen zu ermöglichen. Alle Treffen werden aber zentral verwaltet und über die Webseite bekanntgegeben, damit Betroffene dort suchen und eine möglichst nahegelegene Gruppe finden können.
Unser Ziel war es, diese Abläufe so effizient und so sicher wie möglich digital abzubilden. Dazu haben wir zunächst viel zugehört, eine Basis für eine Vorentscheidung geliefert, gemeinsam mit dem Kunden einen Anforderungsworkshop in Form eines User-Story-Mapping durchgeführt und daraus unterschiedliche Lösungsansätze entwickelt.
In Form von Nutzwertanalysen haben wir Lösungsoptionen gegenübergestellt und dem Kunden so eine valide Entscheidungsgrundlage nebst Empfehlung an die Hand gegeben.
Gemessen an den Zielen des Kunden – „Ein System zur web-basierten, wartbaren und sicheren Verwaltung von AA-Veranstaltungen, Meetings und Diensten“ zu entwickeln, ist uns das gemeinsam gelungen und das Projekt ein schöner Erfolg.
AA Veranstaltungsverwaltung im Überblick
- Digitalisierung von speziellen und individuellen Abläufen
- Sichere Rechtevergabe
- Hohe Datensicherheit und Datenschutz
- Gute Wartbarkeit und einfache Weiterentwicklung
Digitalisierung über viele Jahre entstandener Abläufe
Durch die komplizierten Prozesse und die unterschiedlichen Beteiligten war für uns die erste Herausforderung, diese Abläufe und die vielen Besonderheiten in der Tiefe zu verstehen, um effektive Lösungsansätze entwickeln zu können.
An den unterschiedlichen Aufgaben arbeiten viele ehrenamtlich Helfer und Verantwortliche. Daher ging es uns darum, die verschiedenen Beteiligten bei der Organisation und Koordinierung der Treffen und ihrer jeweiligen Aufgaben bestmöglich zu unterstützen und bei Bedarf dabei auch bisherige Abläufe auf den Prüfstand zu stellen.
Gewährleistung von Sicherheit, Anonymität und Datenschutz
Wir haben im Projektverlauf erforderliche Übertragungswege für Daten reduziert, und so manuelle Prozesse vereinfacht und automatisiert, was auch die Sicherheit insgesamt erhöht hat.
Bei allen konzeptionellen und architektonischen Entscheidungen floss die Grundanforderung ein, dass der Datenschutz oberste Priorität hat und die Daten sicher sind.
So werden Sicherheitsaspekte auf unterschiedlichen Ebenen angewendet, wie zum Beispiel unter anderem Verschlüsselungskonzepte (personenbezogene Daten werden auch systemintern verschlüsselt gespeichert und übertragen) und kontextbezogener Datenzugriff (Daten sind für Personen einsehbar, wenn sie über entsprechende Berechtigungen verfügen und dem jeweiligen Kontext zugeordnet sind).
Individuelle Anforderungen und Besonderheiten
Die entstandene Anwendung ist ein sehr gutes Beispiel für die Wahl einer Individualsoftware als Lösungsoption, da die Besonderheiten der Anonymen Alkoholiker keine Standardsoftware abbildet.
Randanforderungen, wie zum Beispiel der Etikett-Druck mit Adressen nach besonderen Vorgaben oder Bereitstellung von Daten für die Webseite sind häufig durch Anpassungen in Standard-Anwendungen noch umsetzbar.
Die Kern-Prozesse und Eigenheiten können aber nicht so einfach durch eine Verwaltungssoftware abgebildet werden, wie eine Evaluierung der Lösungsoptionen vor Projektbeginn gezeigt hat.
Auf Basis der Kern-Anwendung sind aufgrund des agilen Vorgehens und der entsprechend aufgesetzten Infrastruktur weitere Anforderungen mit vergleichsweise geringem Aufwand umsetzbar.
Agile Entwicklung – Verfeinerung des Grundkonzeptes
Dabei hat die agile Vorgehensweise bereits die Konzeptionen im Entwicklungsprozess unterstützt und uns die Möglichkeit gegeben, das Grundkonzept im Verlauf noch weiter zu simplifizieren. So wurden viele der bisherigen Abläufe vereinfacht, verkürzt oder konnten durch die neue Architektur entfallen.
Ganz im Sinne des agilen Manifest war das gegenseitige Vertrauen, die Offenheit auch unbequemes anzusprechen, gegenseitige Wertschätzung und die Bereitschaft auf beiden Seiten für eigene Fehler einzustehen prägend für dieses Projekt.
Genau so, partnerschaftlich mit unseren Kunden, gemeinsam für ein gutes Ergebnis, so arbeiten wir gern.
Gute Aussichten – Dokumentation, gute Wartbarkeit und Weiterentwicklung
Damit auch neuen Benutzern der Einstieg erleichtert wird, haben wir auf Basis von Sphinx eine Benutzer-Dokumentation erstellt, die direkt in die Management-Oberfläche eingebunden ist.
Die weitere Entwicklung wird durch automatisierte Tests, klare Deployment-Abläufe und eine solide Architektur bestens unterstützt, so dass die Anwendung noch lange genutzt und erweitert werden kann.
Nicht nur deshalb freuen wir uns, auch zukünftig die Anwendung für die Anonymen Alkoholiker betreuen, weiterentwickeln und hosten zu dürfen.
