Im 18. Jahrhundert wurde durch die Erfindung der Dampfmaschine die Grundlage für eine tiefgreifende Änderung der Industrie geschaffen. Durch den planbaren, gezielten Einsatz von Energie und die Automatisierung bzw. Mechanisierung wurde die Grundlage für die Massenproduktion von Produkten geschaffen. Dieser Zeitraum nennt man heute die industrielle Revolution.
Ähnlich wie damals befindet sich auch heute die Art wie Produkte erzeugt und Dienstleistung erfüllt durchgeführt werden, in einem ganz grundsätzlichen Wandel. Und auch dieses Mal ist es eine Erfindung diesem Wandel vorausgegangen ist. Die Erfindung des digitalen Computers.
Computer ermöglichen in erster Linie die digitale Erfassung und Verarbeitung von Informationen. Diese können dann entweder anderen Computern zur Weiterverarbeitung bereitgestellt werden, oder sie werden von spezialisierten Geräten in eine für Menschen nutzbare Form gebracht. Dies kann beispielsweise ein Monitor oder Drucker sein, der diese lesbar macht, oder auch eine Industriemaschine die auf deren Grundlage ein Bauteil fabriziert.
Das Ganze klingt erst einmal sehr abstrakt, ist aber die Grundlage desWandels dem unsere gesamte Gesellschaft momentan unterliegt.
Die Umstellung der Systeme zur Informationserfassung und Verarbeitung von analogen Prozessen die meist Papier bzw. Akten basiert funktionierten, auf Systeme die digitale Infrastruktur nutzen, wird meist mit den Begriffen digitale Transformation oder Digitalisierung umschrieben.
Warum sollte man Geschäftsprozesse digitaliseren?
Ähnlich wie damals während der industriellen Revolution, verspricht man sich von der Umstellung auf digitalisierte Prozesse in erster Linie einen höheren Grad an Automatisierung und eine bessere Skalierung.
Im Idealfall führt die Automatisierung von repetitiven Verarbeitungsschritten zu einer geringeren Fehlerquote und erlaubt es den Mitarbeitenden sich auf anspruchsvolle Tätigkeiten zu konzentrieren, wobei alle für den jeweiligen Kontext relevanten Informationen in aufbereiteter Form zur Verfügung stehen.
Darüber hinaus kann man durch die Zusammenführung von Informationen aus vielen verschiedenen Quellen aber auch die Grundlage für tiefgreifende Geschäftsanalysen geschaffen werden.
Außerdem kann eine automatische, regelmäßige Zustandsüberprüfung von einzelnen Geschäftsparametern erfolgen. So kann beispielsweise ein sich leerender Warenbestand rechtzeitig detektiert werden. Dieser kann dann einen automatischen Prozess anstoßen, oder einem Mitarbeiter zur Entscheidungsfindung vorgelegt werden.
Das klingt jetzt so als wäre das nur für große Konzerne interessant. Tatsächlich können aber auch kleine und mittelständige Betriebe wesentlich von der Digitalisierung von Prozessschritten profitieren.
Grenzen der Automatisierbarkeit
Wenn man sich darüber Gedanken macht, die Arbeitsabläufe im eigenen Unternehmen zu automatisieren, sollte man sich zunächst einmal darüber klar werden, welche Arbeitsschritte automatisierbar sind und an welcher Stelle ein automatisierter Prozess mehr Schaden als Nutzen bringt.
Die interessantesten Kandidaten sind meist Prozesse die immer wieder identisch ablaufen.
Entscheidungen die strikten Regeln unterliegen, so dass keinerlei Erfahrung benötigt wird um bei Vorlage aller Informationen eine korrekte Auswahl zu treffen, können so gut wie immer automatisiert werden. Allerdings gilt es hier zu berücksichtigen, dass die Informationen zur Entscheidungsfindung bereits digital vorliegen müssen. Ob die Arbeitserleichterung in einem guten Verhältnis zum benötigten Aufwand zur Informationserfassung steht muss im Einzelfall analysiert werden. Hier entstehen allerdings oft Synergien da die erfassten Informationen in anderen Kontexten ebenfalls zum Automatisierungspotential beitragen.
Ist Erfahrung zur Entscheidungsfindung notwendig, so kann es sinnvoll sein einen Prozess nur teilweise zu automatisieren. Dabei werden alle Informationen die zur Entscheidungsfindung relevant sein könnten aufbereitet und einem Mitarbeitenden in einer optimierten Oberfläche vorgelegt. Des Weiteren können dedizierte Suchmasken für einzelne Datenbereiche zum Einsatz kommen, die Prozessübergreifende Informationsabfragen abdecken können.
Außerdem ist auch der Einsatz von Systemen des sogenannten maschinellen Lernens oder künstlicher Intelligenz möglich. Diese können in sehr speziellen Anwendungsfällen (meist, wenn Mustererkennungen eine größere Rolle spielen) außerordentlich gute Ergebnisse liefern, sind im Allgemeinen aber meist weniger sinnvoll.
Wie startet man einen Digitalisierungsprozesses?
Zunächst gilt es zu identifizieren ob es bereits fertige Produkte mit deren Hilfe die eigenen Anforderungen gut umgesetzt werden können. Hierbei kann eventuell dieser Artikel unterstützen.
Falls eine Eigenentwicklung sinnvoll erscheint oder die Make or Buy Frage nicht klar beantwortet werden kann würde ich empfehlen zunächst einmal ein Unternehmen zu kontaktieren das Softwareentwicklung anbietet. Meist lässt sich bereits in einem kurzen Telefonat eine allgemeine Abschätzung treffen, ob eine Eigenwicklung sinnvoll ist.
Sollte sich herausstellen das dies der Fall ist, dann würde in nächsten Schritt typischerweise eine Anforderungsanalyse erfolgen. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten diese durch zu führen – Was hier am geeignetsten wird im idealerweise im Einzelfall entschieden.
Wenn von einem größeren Umfang und vielen Projektbeteiligten ausgegangen werden kann haben wir in der Vergangenheit beispielsweise mit User Story Mapping Workshops gute Erfahrungen gemacht.
Wenn eine Eigenentwicklung nicht sinnvoll erscheint, dann kann eine Beratung über vorhandene Softwarelösungen erfolgen und ggf. Unterstützung bei Einführung und Betrieb derselben angeboten werden.
Lohnt es sich nun meine Geschäftsprozesse zu digitalisieren?
Die Digitalisierung einzelner Geschäftsprozesse kann erscheint für nahezu jedes Unternehmen lohnenswert. Um das Potential sowie den Aufwand abschätzen zu können sollte man sich mit einem Fachbetrieb in Verbindung setzen und ein unverbindliches Beratungsgespräch führen. In der Folge kann eine tiefgreifender Geschäftsanalyse sinnvoll soll und klare Handlungsaufforderungen zu generieren.
