Homeoffice und mobiles Arbeiten – Vorteile und Nachteile aus der Erfahrung eines Unternehmens

In Zeiten von Digitalisierung, vorangetrieben durch eine weltweite Pandemie, setzen immer mehr Unternehmen auf das Homeoffice und mobiles Arbeiten. Doch die häufig gleichen Gedanken von Geschäftsführer:innen und Vorständen, ob die Mitarbeiter:innen auch wirklich effektiv arbeiten, ob der Zugriff auf den Server gewährleistet ist, ob die passende Hardware vorhanden ist und natürlich auch, wie eine flüssige Kommunikation sicher gestellt werden kann, wollen wir heute beleuchten – aus Sicht eines Unternehmens.

Homeoffice bei den Webrunners

Bei uns ist Homeoffice nicht erst seit Covid19 ein Thema, sondern schon viele Jahre länger. Zwei unserer Mitarbeiter wohnen weiter entfernt und arbeiten ständig remote, sie kommen nur selten ins Büro nach Köln. Dadurch das wir das gemeinsame Teamgefühl, die gemeinsame Zusammenarbeit und den Austausch als essentiell betrachten, war der Freitag schon immer ein fester Homeoffice-Tag. An diesem Tag finden Online-Meetings statt, damit wir alle die gleichen Voraussetzungen haben. Mit der Zeit konnten wir nämlich feststellen, dass es für unsere Remote-Mitarbeiter wirklich anstrengend war, dem restlichen Team online zu folgen, während diese im Besprechungsraum gemeinsam am Konferenztisch saßen. Darüber hinaus wird das Homeoffice genutzt, für Aufgaben, bei denen man sich besonders konzentrieren musste und nicht unterbrochen werden wollte. Nun, seit Corona sind wir fast seit einem Jahr alle konsequent im Homeoffice und konnten keinen Unterschied in der Qualität, sowie in der Effektivität feststellen – doch wir vermissen schon unsere gemeinsame Mittagspausen, die Gespräche zwischendurch und das Feierabendbier, aber auch dafür haben wir eine Lösung gefunden.

Können Mitarbeiter:innen wirklich effektiv zuhause arbeiten?

Eine der wohl am häufigsten gestellten Fragen ist wohl, ob die Mitarbeiter:innen wirklich effektiv arbeiten, sich nicht leichter ablenken lassen, gerne mal länger schlafen, oder oder oder. Vorab können wir sagen, dass eine Grundvoraussetzung für das Homeoffice das Vertrauen in die Angestellten ist. Das Vertrauen, dass die Mitarbeiter:innen gewissenhaft ihre Arbeit erledigen – doch sind wir mal ehrlich, würden Sie einen Mitarbeiter einstellen, bei dem Sie die ständige Sorge haben müssen, ob er denn auch seine Aufgaben erledigt? Wir denken doch nicht. Zudem wenn ein Mitarbeiter:in seine Arbeit gerne mag, macht diese/r diese genauso gerne von zuhause aus – vielleicht sogar noch lieber, dazu aber später mehr.

Doch was ist, wenn die Kinder zuhause unterrichtet werden müssen oder eine anderweitige Ablenkung besteht?

Wir konnten für uns feststellen, dass zuhause die Bereitschaft viel größer ist, noch abends mal eine Stunde nachzuholen oder morgens mal eine Stunde früher anzufangen. Allein das die Fahrtzeit wegfällt ist für viele schon eine enorme Erleichterung. Natürlich fordert, gerade die aktuelle Zeit, besondere Vereinbarungen, sei es z.B. dass die Kinder morgens unterrichtet oder beschäftigt werden müssen: Schule ist wichtig, sonst wären wir heute nicht alle da, wo wir jetzt sind. Genauso wichtig ist die Schule für den Nachwuchs und die meisten Eltern würden sich vermutlich wünschen ihre Sprösslinge wieder in die Schule schicken zu können. Doch wir finden, dass es gerade jetzt auch unsere Aufgabe ist die Mitarbeiter:innen zu unterstützen sowie gesundheitlich zu schützen und ihnen den nötigen Freiraum für das eigene Zeitmanagement zu überlassen.

Wenn wir ehrlich sind, arbeitet kaum einer im Büro 8 Stunden lang effizient, sondern die wirklich effektive Zeit sind vermutlich an die sechs Stunden – Gespräche mit den Kollegen:innen, Kaffee- und Zigarettenpausen gehören genauso dazu, welche aber auch wichtig sind. Der gemeinsame Austausch mit den Kollegen:innen fördert das Teamgefühl und kurze Pausen helfen die Gedanken wieder zu sortieren, um mit frischem Kopf seine Aufgaben zu erledigen. Daher ist es wichtiger, wie effektiv man arbeitet, als wie lange man arbeitet.

Am Ende zählt für uns, dass die Ziele erreicht werden, Kunden betreut werden können und nicht ob man das zwischen 9-17 Uhr macht, oder von 11-15 Uhr und von 17-20 Uhr. Wir haben zwar eine Kernarbeitszeit, in der jeder erreichbar sein sollte. Jedoch ist es vollkommen okay, wenn man außerhalb der Kernarbeitszeit seine Zeit selbst einteilt und verwaltet. Selbstverständlich haben wir die Kundenkommunikation über einen “Telefondienst” sicher gestellt und wir erwarten von unseren Mitarbeiter:innen, dass sie regelmäßig in ihre E-Mails schauen und auf diese reagieren können. Darüberhinaus ist es wichtig, die eigene Verfügbarkeit mit dem Team abzusprechen, wenn es andere tangiert oder für die Projekte relevant ist – doch Teamarbeit wird bei uns von allen gelebt, geschätzt und auch eingefordert.

Vertrauen als Grundvoraussetzung für das Homeoffice

Wie eben schon beschrieben, ist das Vertrauen die absolute Grundvoraussetzung im Homeoffice. Wer seine Mitarbeiter:innen nicht kontrollieren will, aber trotzdem gut schlafen möchte, sollte diesen auch vertrauen. Wir stellen uns im Team immer wieder unteranderem folgende Fragen:

• Ist der Kunde zufrieden?
• Wird ein Projekt in der kalkulierten Zeit abgeschlossen, wenn nicht, woran hat es gelegen?
• Kann das Team gut miteinander kommunizieren?

Können wir die Fragen mit “Ja” beantworten, können wir auch alle gut schlafen und sicher sein, dass die Aufgaben & Projekte gut erledigt werden. Wenn nicht, kommt so etwas in der Regel recht zeitnah bei der nächsten Retrospektive an den Tag.

Die passende Hardware für das Homeoffice

Rechner und Bildschirm? Laptop oder MacBook? Ein externer Bildschirm und was benötigt man eigentlich noch um die passende Hardware zu gewährleisten?

In vielen Büros stehen noch Rechner mit Bildschirmen, doch die zum Homeoffice mit nach Hause nehmen? Meistens stellt sich keiner gerne einen großen Rechner mit Bildschirm an den Esstisch, sofern kein Arbeitszimmer vorhanden ist. Besonders ist auch hier die Logistik etwas schwieriger, sollte man diesen ohne Auto transportieren müssen. Jedoch ist der klare Vorteil, dass diese Hardware bereits vorhanden und eingerichtet ist. Sollte die Homeofficelösung daher nur kurzfristig geplant sein oder nur zur aktuellen Covid19 Pandemie, ist das vollkommen in Ordnung.

Generell empfehlen wir langfristig die Hardware auf einen Laptop umzustellen, sodass eine größere Flexibilität entsteht. Der Laptop ist nicht nur zu Homeoffice Zeiten von Vorteil, selbst im Büro kann man sich so viel leichter mit den Kollegen:innen zusammensetzen und gemeinsam arbeiten. An den Laptop kann man je nach Modell noch 1-2 externe Monitore anschließen, um ein Arbeiten in mehreren Dokumenten/Programmen leichter und übersichtlicher zu gestalten.

Darüberhinaus sind Komponenten wie ein Headset und eine Webcam zu wichtig, damit man Meetings und Telefonate, gut und ohne Stress online durchführen kann. Die meisten Laptops haben bereits eine integrierte Webcam, ein Headset ist aber aus unserer Erfahrung auf jeden Fall eine sehr empfehlenswerte Investition.

Die passende Software fürs Homeoffice

Die Hardware ist organisiert, doch wie verhält es sich nun mit der Software?

Der Bereich Software lässt sich sicherlich auch in einem eigenen Blogbeitrag ausführlich darstellen, doch die wichtigsten Dinge haben wir hier zusammengestellt:

1. Zugang zum Server: Der Zugang zum Firmennetzwerk kann via VPN-Verbindung eingerichtet werden oder die Daten liegen mit einem entsprechenden Sicherheitskonzept in einer Cloud, wo sie in der Regel jederzeit gut verfügbar sind. Es gibt auch Cloudkonzepte die selbst gehostet werden, wenn die Anforderungen an Datenschutz oder Datensicherheit dies erfordern.
2. Telefon: Soft-Client-Phone (Softphone) nennt sich hier die Lösungen. Mit dieser Voice-over-IP-Software (kurz VoIP-Software) ist es möglich, alle Telefongespräche kostengünstig über das Internet zu führen, welche auch verschlüsselt werden können. Für die meisten Endgeräte gibt es kostenfreie Apps um diese virtuelle Telefonanalage einzurichten.
3. Arbeitszeiterfassung: Es gibt unzählige Onlinetools in welcher die Arbeitszeit und sogar die Arbeitszeit in Projekten nachgehalten werden kann. Über diese Tools können ebenfalls Abwesenheitstage verwaltet werden. Wir nutzen aktuell Clockodo und sind wirklich zufrieden damit. Doch jedes Unternehmen hat andere Anforderungen, sodass unterschiedliche Webanwendungen in Frage kommen, bis hin das eine eigene Webentwicklung Sinn macht. Wir beraten Sie gerne!
4. Online-Meetings: Hier gibt es verschiedene Videokonferenz-Tools, wie Zoom, Skype, Bluejeans, Microsoft Teams und viele mehr. Alle ermöglichen eine Videoverbindung, ein Screensharing und einen internen Chat. Der Datenschutz wird bei diesen Anbietern unterschiedlich gehandhabt, genauso wie der Funktionsumfang und die Preismodelle, daher lohnt sich der Vergleich allemal.
5. Projektmanagement:  Asana, Jira, Trello, Gitlab und und und – viele Anwendungen und viele verschiedene Schwerpunkte – diese sind alle ziemlich leicht einzurichten, sodass einem übersichtlichen Projektmanagement meist nichts mehr im Wege steht –  aber, auch hier, kann je nach Anforderung eine eigene Softwareentwicklung Sinn machen. Sofern Sie sich nicht sicher sind, welche Option die richtige für Sie ist, helfen wir Ihnen gerne.
6. Kommunikation: Gespräche die man sonst schnell über den Bürotisch führt, sind natürlich so nicht mehr möglich. Um nicht wegen jeglicher Kleinigkeit eine E-Mail schreiben zu müssen und dabei das Postfach schnell unübersichtlich wird, bieten sich Chats an. Ein bekanntes Beispiel hierfür ist Slack, mit welchem man über Channels (ähnlich wie Gruppen) und in der Direktkommunikation miteinander schreiben kann  – auch Anrufe sind möglich, in der Premiumversion sogar Videochats. Auch hier gibt es Alternativen zum selbst hosten, wie zum Beispiel Mattermost oder Talk.

Kann man überhaupt Teamgefühl empfinden, wenn jeder alleine im Homeoffice sitzt?

Ja, ja und nochmals ja! Natürlich ist alles ein bisschen anders, der spontante Smalltalk auf dem Flur findet nicht mehr statt, doch dem kann man Abhilfe schaffen. Gemeinsame “Online-Kaffeekränzchen”, also Smalltalk nur online, Kommunikation über Videokonferenzen, Online-Teamevents und regelmäßige Retroperspektiven können das Teamgefühl stärken. In internen Retroperspektiven, also keine die projektbezogen sind, kann man feststellen was gut läuft, was eher nicht so und welche Dinge dringend verändert werden sollen, um diese Dinge dann gemeinsam anzugehen und schnellst möglich zu verbessern. So ist das Team immer in Kontakt, kann sich austauschen und natürlich aufeinander zählen!

Unser Fazit

Der digitale Wandel und besondere Zeiten erfordern ein Umdenken. Ein Umdenken, welches nicht immer leichtfällt, das Vertrauen, Zeit und Budget benötigt. Doch wenn man alle Hürden gemeistert hat, als Geschäftsführer:in und als Team, bringt Homeoffice und das mobile Arbeiten sehr viele Vorteile und angenehme Aspekte mit sich. Das empfindet sicher nicht jeder gleich, da natürlich auch die häuslichen Bedingungen und die persönlichen Vorlieben sehr unterschiedlich sind. Aber die generelle Einstellung dazu auch von klassischen Unternehmen hat sich im letzten Jahr stark verändert.

Wir wissen noch nicht, wie die Häufigkeit von der Nutzung des Homeoffice nach der Pandemie bei uns aussieht, doch eins wissen wir bestimmt: Wir freuen uns darauf unsere Kollegen “in echt” wiederzusehen, gemeinsam an einem Tisch zu sitzen und mit einem leckeren Kaltgetränk anzustoßen – doch so ganz ohne Homeoffice wollen wir alle nicht.

Sie wissen nicht, wie sie all’ diese Hürden meistern sollen, insbesondere wie sie einen flüssigen Workflow sicherstellen können? Gerne beraten wir Sie und helfen Ihnen den Dschungel des Homeoffice erfolgreich zu durchqueren!