Die gesetzliche Grundlage von der Zeiterfassung
In den meisten Ländern ist im Arbeitsgesetz streng geregelt, wie viel Zeit eine Person aufwenden sollte, um dem Beruf nachzugehen. In Deutschland z.B. ist die wöchentliche Arbeitszeitnorm vorgegeben und verpflichtet die Unternehmen, jede zusätzliche Zeit, die ein:e Mitarbeiter:in für die Arbeit aufwendet, zu kompensieren. Natürlich gibt es Minijobs und Teilzeitlösungen sowie Sonderschichten, jedoch die Mehrheit der angestellten Mitarbeiter:innen arbeitet auf einer 40-Stunden-Basis.
Vor 2020 war es eher selten, dass Menschen alleine von zuhause arbeiten (von Freiberufler:innen und Selbstständigen mal abgesehen ). Man kommt um 9 Uhr ins Büro und geht zwischen 17 und 18 Uhr – diese Routine sorgte dafür, dass innerhalb von 5 Tagen die durchschnittliche Arbeitszeit einer Standard-40-Stunden-Woche entspricht. Mit COVID-19 änderte sich das – da viele Menschen nun zusammen mit den anderen Familienmitgliedern von Zuhause aus arbeiten , mussten die Arbeitszeiten flexibeler gestaltet werden. Infolgedessen waren einige Arbeitgeber:innen nicht so sicher, dass ihre Mitarbeiter ehrlich (oder konzentriert) genug sind, um das Arbeitspensum wie bisher zu halten.
Zu diesem Zeitpunkt hatten dann viele Unternehmen die verpflichtende tägliche Berichterstattung und Zeiterfassung für ihre Mitarbeiter:innen eingeführt. Dabei gibt es diverse Tools, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter:innen ihre Zeit hinter dem Bildschirm verbringen. Das mag zwar in manchen Fällen hilfreich sein, allerdings hilfts das der Motivation und Produktivität nicht wirklich.
Die größte Frage ist also: Brauchen Sie wirklich eine elektronische Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen?
Selbst im Bereich der Softwareentwicklung gibt es zwei Hauptansätze, wie man mit der Zeiterfassung umgeht – man verlangt von den Mitarbeiter:innen, dass sie die Zeit für ihre Aufgaben erfassen, oder man geht einfach davon aus, dass sie zu 100% gemäß ihrem Arbeitsvertrag arbeiten und erspart ihnen diese zusätzliche Arbeit.
Wir verwenden das Zeit- und Materialkonzept, um Projekte abzurechnen und dabei wurde schnell ersichtlich, dass wir ein Tool benötigen, welches uns dabei effektiv unterstützt.
Allerdings kostet das verbuchen der Arbeitszeit wertvolle Arbeitszeit. Gehen wir mal vom besten Fall aus, wenn ein:e Mitarbeiter:in 10 Minuten pro Tag damit verbringt, die Zeiten zu erfassen, summiert sich das auf durchschnittlich 3,5 Stunden pro Monat, oder etwa 5 Arbeitstage pro Jahr. Ganz schön viel oder? Noch mehr Arbeitszeit wird damit verbracht, wenn man bedenkt, wie viel Zeit die Buchhalter:innen damit verbringen, diese Zeitprotokolle in Rechnungen umzuwandeln, ein suboptimaler Prozess, welcher Tage dauern kann. Wie können wir also das Ganze effektiver gestalten?
Der optimale Ablauf der digitalen Zeiterfassung
Um zu verstehen wie effektive Zeiterfassung funktioniert, müssen wir verstehen, wie der optimale Zyklus der Zeiterfassung aussehen sollte:
- Während ein:e Mitarbeiter:in das Tagesgeschäft erledigt, wird parallel ein Zeitprotokoll geschrieben
- Zu einem bestimmten Zeitpunkt wird das Zeitprotokoll verarbeitet und auf Basis der einzelnen Mitarbeiter:innen zusammengefasst
- Das komplette Zeitprotokoll wird in abrechenbare Stunden umgewandelt und auf Projektebene aggregiert, um eine Rechnung zu erstellen
Die Zeiterfassung im Tagesgeschäft
Was ist nun also der schnellste und einfachste Weg, um Punkt 1 aus der obigen Liste zu erledigen – die Zeiterfassung? Die Mitarbeiter:innen bekommen einen Stift und einen Notizblock sowie eine Uhr. Beim Arbeiten, halten sie dann als Notizen fest, wie lange sie an welcher Aufgabe arbeiten. Das mag wirklich einfach klingen, aber am Ende der Woche (oder Gott bewahre am Ende des Monats) muss jemand diese “Arztbrief”-Kritzeleien verarbeiten und entziffern, um die Informationen für die Rechnungsstellung und Abrechnung zu aggregieren.
Okay, wir leben ja im 21. Jahrhundert, also wäre die natürliche Idee, die allzeit beliebten Tabellenkalkulationsprogramm, wie Microsoft Excel die Alternativen, wie Open Source oder LibreOffice zu verwenden, um Stift und Papier zu ersetzen. Die Mitarbeiter:innen werden mehr Zeit für das Erfassen von Zeitprotokollen benötigen, während die Buchhalter:innen weniger Zeit für die Entschlüsseln der Berichte oder deren Zusammenfassungen benötigen würden. Das Problem ist, dass um den Prozess in einer “Pivot-Tabelle” zu automatisieren, strenge Richtlinien für die Zeiterfassung eingeführt werden müssten, damit diese ausgefallenen Makros und Formeln gut und schnell funktionieren. Außerdem muss jemand die besagte Makros und Formeln entwickeln und ein Sammel- und Speicherkonzept für tausende von Tabellenkalkulationsdateien organisieren.
Deshalb bietet sich ein Tabellenkalkulationsprogramm nicht optimal für die Zeiterfassung an. Ein Anwendung muss speziell auf eine Aufgabe zugeschnitten sein, damit dieses einerseits nicht ablenkt und andererseits präzise ist. Ein Tabellenkalkulationsprogramm ist vergleichbar mit Swiss-Army-Messer, ideal für bestimmte Anwendungsgebiete, setzt sich aber selbst Grenzen. Obwohl es die Möglichkeit gibt, Daten aus verschiedenen auch exterenen Quellen, in einer Tabellenkalkulation zusammenzuführen, ist eine Webanwendung effizienter und auch oft kostengünstiger. Hierbei muss man das Rad nicht neu erfinden – es gibt eine Fülle von webbasierten Zeiterfassungs-Tools auf dem Markt, also schauen wir uns diese mal an.
Die Fülle an Zeiterfassung Tools
Die meisten, wenn nicht sogar alle Softwareentwicklungsunternehmen verwenden eine Art von Issue-Tracking-System für ihr internes und externes Projektmanagement. Zum Beispiel JIRA, Trello und Github/Gitlab erlauben alle das Erstellen von “Issues” – Aufgaben, Support-Tickets, User Stories etc. auf Projektebene. Zudem können diese Aufgaben, je nach Arbeitsablauf, bearbeitet und schließlich als gelöst zu markiert werden. Es ist eine gängige Praxis, die Arbeitszeit der Mitarbeiter:innen mit den Aufgaben im Tracker zu verknüpfen, da dies eine mehr oder weniger genaue Analyse der Effizienz des Projektteams und der zukünftigen Planung ermöglicht.
Das ideale Szenario für dieses Trackingsystem ist folgender: Wenn ein:e Mitarbeiter:in mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnt, aktualisiert sie/er den Status der Aufgabe. Anschließend vor dem Start einer neuen Aufgabe, muss die Zeit, die für die Aufgabe verbracht wurde nachgehalten werden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten: Entweder mit einem speziellen Formular (z.B. in JIRA) oder einfach durch das Erfassen in einem formatierten Feld (z.B. Gitlab). Eine nette Annehmlichkeit ist ein Stoppuhr-Tool, oft auch als Plugin verfügbar, bei welchem man die Zeit während der Aufgabenbearbeitung nachhalten kann.
Wir haben eine ganze Zeit lang mit JIRA gearbeitet (mit dem Tempo-Plugin für eine ausgefeiltere Zeiterfassung über die Standardfunktionalität hinaus), sowie mit dessen Zeitbuchungsfunktion, jedoch war die Zeiterfassung ein echter Aufwand für alle Beteiligten. Leider machte es in unserem Fall die Zeiterfassung für die Mitarbeiter:innen nicht schneller. Diejenigen, die vorab Stift und Papier für die Zeiterfassung benutzten, mussten die genauen Aufgaben notieren, die sie erledigten und dann Zeit damit verbringen, die passende Aufgabe für die Buchung der Zeit auszuwählen. Diejenigen, die das nicht taten, hatten immer noch das Problem des plötzlichen Kontextwechsels: Wenn ein:e Kund:in anruft oder der/die Kolleg:in etwas wissen möchte, müsste die Stoppuhr angehalten werden. Doch seien wir mal ganz ehrlich, in den meisten Fällen wird genau das vergessen. Die meisten nutzen dann doch noch Stift und Papier, um im Nachhinein besser abschätzen zu können, wie viel Zeit wirklich für eine Aufgabe investiert haben. Dabei sind wir dann aber wieder beim urpsüngliches Problem angekommen, die Abrechnung wurde für die Buchhaltung nicht einfacher. Nach einigen weiteren Versuchen, verschiedenen Skripts und Experimenten haben wir uns im Team 2017 zusammengesetzt und gemeinsam überlegt wie wir diese Problematik nachhaltig lösen.
Wir sind dann auf “Tmetric” gestoßen. Hierbei können Benutzer:innen die Zeiterfassungseinträge ohne Verknüpfung mit einer genauen Aufgabe eingeben, stattdessen können sie eine Freitexteingabe für eine Aufgabenbeschreibung verwenden. Natürlich musste das Projekt/Konto ausgewählt werden, aber das war es auch schon.
Obwohl sich Tmetric im Vergleich zu JIRA Tempo befreiend anfühlte und einen ausgefeilten Stapel an Tools und Plugins anbot (wie z. B. ein Desktop-Tool, das die Benutzeraktivität verfolgt und in einigen häufigen Szenarien an die Zeiterfassung erinnert), war es weder für das Entwicklerteam noch für die Buchhalter:innen wirklich komfortabel zu bedienen. Anschließend sind wir dann auf die Webanwendung “Clockodo” umgestiegen, welches einen besseren Workflow für den Export der Stundenzettel sowie eine verbesserte User-Exeperience mit sich gebracht hat.
Muss man auf ein fertige Zeiterfassungstool zurückgreifen?
Wann man die digitale Zeiterfassung überhaupt Sinn?
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die digitale Zeiterfassung ein mächtiges Werkzeug für die Unternehmensführung ist. Jedoch sollte die Zeiterfassung nicht ohne Bedacht und ohne Bedarf eingeführt werden, da der Aufwand dafür ziemlich hoch sein kann, Auch die Wahl des Tools muss gut überlegt sein – verwenden Sie Tools, die einen Issue Tracker zur Zeiterfassung voraussetzen, nur dann, wenn es wirklich hilft, die Projekte zu managen. Die meisten Zeiterfassungstools haben einen kostenlosen Testmodus, also nehmen Sie sich Zeit, die Lösung zu finden, die sich am natürlichsten und benutzerfreundlichsten anfühlt. Dabei stoßen fertige Webanwendungen auch dann auf ihre Grenzen, wenn bestimmte individuelle Optionen gebraucht werden, diese allerdings nicht von Haus aus mitgebracht werden. Dann kann es Sinn machen, eine individuelle Webanwendung programmieren zu lassen, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse angepasst sind.
Gerne beraten wir Sie!
