8 Zeitmanagement-Tipps, die den Alltag erleichtern

Wie soll ich das bloß schaffen? Ich hatte meinen Tag so gut geplant und habe doch wieder nur die Hälfte geschafft.

Solche Sätze gehen den Meisten durch den Kopf, bevor sie den PC runterfahren und frustriert nach Hause gehen. So ging es mir zumindest …früher.

Dabei ist es nicht wichtig alles zu schaffen. Nur die richtigen Aufgaben müssen es sein. Aber was ist wichtig und was dringend? Und was mache ich, wenn mal wieder etwas dazwischen kommt?

Die Antwort ist einfach.

Zurücklehnen, durchatmen und lächeln. Jede Aufgabe hat nur so viel Wichtigkeit, wie Du ihr gibst. Auch wenn gefühlt 10.000 Aufgaben bearbeitet werden müssen und Jeder seine Aufgabe als Wichtigste empfindet. Es wird Jede bearbeitet, aber Jede zu ihrer Zeit. Mache Dir bewusst, dass Du die Priorität festlegst.

Die Herausforderungen

Zeit- und Energie-Management sind die Herausforderungen, der wir uns alle jeden Tag stellen müssen. Das bedeutet also, die zur Verfügung stehende Energie bestmöglich zu nutzen.

Guter Gedanke, aber wie bei vielen Theorien stellt sich die Frage “Wie kann ich das in der Praxis umsetzen?”

Die Qual der Wahl

Es gibt viele Methoden, die und ans Herz gelegt werden. Die Medien sind voll davon und die Regale in den Buchhandlungen platzen aus allen Nähten. Doch bei der schieren Menge verliert man leicht den Überblick.

Hier einige Beispiele:

• ALPEN-Methode
• Eisenhower-Prinzip
• Pomodoro Technik
• Pareto-Prinzip
• Batching Konzept
• Zeitflussanalyse
• Parkinsonsche Gesetze

Und glaubt man, die richtige Technik gefunden zu haben, kann es passieren, dass genau diese im Job nicht angewendet werden kann, z.B. weil die richtigen Rahmenbedingungen nicht gegeben sind.

Das Ende vom Lied. Wir sind genervt und reden uns ein, dass es doch auch so schon irgendwie klappt.

Die Mischung macht es

Dabei gibt es so gute Hilfsmittel, die uns das Leben erleichtern.

Mein Tipp: Die Mischung macht es. Hier sind meine TOP 8, die mir den Alltag erleichtern. Vielleicht helfen sie auch Dir.

1. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz

Ein aufgeräumter Schreibtisch fördert Produktivität, Effizienz und Kreativität.

Also, bitte achtet darauf, dass Ihr euren Schreibtisch immer aufgeräumt haltet. Das hält den Kopf frei und lenkt nicht von der Arbeit ab. Denn jede Ablenkung sollte vermieden werden. Daher gilt, es darf nur die Aufgabe auf dem Tisch liegen, die gerade bearbeitet wird. Alles andere zurück in den Posteingang.

2. Aufgaben bei Arbeitsbeginn priorisieren

Die beste Möglichkeit den Arbeitstag zu beginnen ist, in seine Wiedervorlage zu schauen und seine Aufgaben für den Tag zu überfliegen.

Um die Priorität zu entscheiden, helfen Fragen wie:

• Muss das wirklich heute bearbeitet werden?
• Was passiert, wenn ich das nicht schaffe?
• Gibt es Fristen, die eingehalten werden müssen?
• Ist ein Ansprechpartner zur Lösung der Aufgabe evtl. nur noch bis heute erreichbar?
• Habe ich Termine, wo noch etwas vorbereitet werden muss?

Im Zweifel reduziert sich die Menge der Aufgaben nochmal. Diese Technik ist dem Eisenhower-Prinzip entlehnt.

3. Nicht zu viele Aufgaben vornehmen

Prinzipiell sollte jede Aufgabe auf Eurer To-Do-Liste erledigt werden.

Wichtig ist, dass Ihr Euch nicht zu viele Aufgaben pro Tag vornehmt. Neben der Aufgabenbearbeitung kommen nämlich immer unvorhersehbare Dinge, wie unangekündigte Kunden, Telefonate und/oder ggf. der Vorgesetzte, dem noch etwas Wichtiges eingefallen ist.

Da geht die Arbeitszeit schnell vorbei und am Ende des Tages hat man seine Aufgaben nicht alle erledigt und geht frustriert nach Hause. Ein unfaires Gefühl, denn man hat ja trotzdem viel gearbeitet, aber dennoch das Gefühl das Ziel nicht erreicht zu haben.

Deshalb lieber wenig Aufgaben vornehmen, damit ihr den (ordentliche) Arbeitsplatz mit einem guten Gefühl verlassen könnt. Und habt ihr eure Aufgaben früher fertig, schaut in die Wiedervorlage von morgen.

4. Morgens direkt die unangenehmste Aufgabe erledigen

Unangenehme Aufgaben bearbeitet niemand gerne. Sie kosten Zeit und Energie und werden gerne vor sich her geschoben.

Meist zwingt uns dann der Zeitdruck irgendwann die Aufgabe zu bearbeiten und das unangehme Gefühl verwandelt sich in Panik.

Aus meiner Erfahrung kann ich nur empfehlen, erledigt diese Aufgaben morgens als Allererstes. Trickst euren inneren Schweinehund aus. Ihr werdet sehen, wie gut es tut, eine unangenehme Aufgabe abzuschließen und wie motiviert ihr die darauffolgenden Aufgaben erledigt (siehe auch Unangenehme Aufgaben aufschieben: Schluss damit!)

Denn wenn ihr diese Aufgabe schon gelöst habt, was soll denn dann noch passieren?

5. Macht die Aufgabe noch Sinn?

Bei der Menge der Aufgaben, sind häufig auch weniger wichtige Aufgaben dabei. Sie fressen die Zeit und halten uns davon ab, die wirklich wichtigen Aufgaben zu erledigen. Bitte schaut euch eure Aufgaben regelmäßig mit kritischem Blick an. Neben den typischen Zeitfressern gibt es nämlich auch Aufgaben, die auf den ersten Blick sinnvoll erscheinen, aber kein brauchbares Ergebnis liefern.

Mein Tipp: Sich vor Beginn einer Aufgabe immer fragen, ob das Thema noch aktuell ist und ob die Aufgabe Sinn macht. Wir haben alle zu viel zu tun, um unsere Zeit Zeitfressern zu füllen. Diese Technik ergibt sich ebenso aus dem Eisenhower-Prinzip.

6. Zeitfenster setzen (Pomodoro-Technik)

Jeder von uns hat es schon erlebt. Man hat eine Aufgabe zu erledigen und viel Zeit dafür. Daher trödeln wir rum und die Aufgabe zieht sich wie Kaugummi durch den Arbeitstag (Parkinsonsche Gesetz). Wird die Zeit dann knapp, arbeiten wir schnell und effizient damit sie pünktlich fertig wird. Diese Zeit hätten wir so gut nutzen können, doch wir haben sie vertrödelt.

Es ist hilfreich, sich für die meisten Aufgaben ein Zeitfenster zu setzen.

Kurze Intervalle in denen ihr effizient und ohne Unterbrechung arbeiten könnt. Bei dieser Arbeitsweise sind Pausen dazwischen sehr wichtig. Am Besten kurz das Büro verlassen. Einmal um den Block gehen, Treppen laufen oder ein kurzes Workout auf dem Gymnastikball.

7. Aufgaben lösbar formulieren

Die gute alte SMART-Formel. Doch leider kennen viele sie entweder nicht oder sie wird nicht angewendet. Die SMART-Formel besagt nichts anderes als das logische Herangehen an eine Aufgabe:

• S (spezifisch)
• M (messbar)
• A (akzeptiert)
• R (realisierbar)
• T (terminiert)

Zusammengefasst muss ein Aufgabe spezifisch sein und ein messbares Resultat haben. Die Aufgabe gilt als akzeptiert, wenn der Ausführenden sie explizit angenommen hat. Des Weiteren muss sie realisierbar sein. Wichtig: es muss in der Formulierung eine Zeitvorgabe enthalten sein (siehe auch Wie funktioniert die SMART-Formel?).

8. Akku aufladen

Nein, damit ist nicht der Laptop gemeint. Ich meine – wie zuvor schon erwähnt – regelmäßige kleine Erholungen. Kurze Pausen und Bewegung sind enorm wichtig für das Wohlbefinden.

Wenn einmal gar keine Zeit dafür da sein sollte, reicht es auch z.B. die Sitzposition zu wechseln oder sich kurz zu strecken.

An einem optimale Arbeitsplatz kann man im Stehen und Sitzen arbeiten kann. Das alles sind aber nur Kleinigkeiten im Vergleich dazu, wie wichtig es ist, ausgeschlafen zu sein und jeden Tag genug zu trinken. Daher meine Bitte an Euch. Passt auf eure Gesundheit auf. Ihr habt nur eine. Hilfreiche Tipps findet ihr auch hier: Pausen: Effektive Stresskiller.

Fazit

Ich hoffe, mit unseren Tipps können wir Euch den Alltag etwas erleichtern. Macht euch bitte bewusst, dass Veränderungen Zeit brauchen. Es ist völlig normal, in alte Verhaltensmuster zurückzufallen. Man darf nur nicht aufgeben.

Immer nur Drei Dinge gleichzeitig ändern

Vor allem dürfen es nicht zu viele Veränderungen gleichzeitig sein. Sucht Euch also bitte immer nur maximal drei Dinge raus, die Ihr ändern wollt, und setzt sie um bis ihr sie verinnerlicht habt.